Artigo - Táticas BOPE de redução de custos logísticos*

Caros amigos e leitores, o título deste artigo é no mínimo curioso, e seguramente as táticas BOPE não é algo familiar a você. Ao final da leitura deste artigo, tenho certeza que terá a sensação positiva de que tem muito a ser feito para redução de custos logísticos, sobretudo pela abordagem didática acerca deste assunto, que torna o tema específico mostrando a grande importância do tema. O texto também quebra paradigma de um paradoxo de conceito aplicado por muitos gestores o que faz o leitor refletir além de oferecer um conjunto e métodos eficientes de redução de custos logísticos. Aproveite e boa leitura.

Introdução

O que são táticas BOPE?

Pois bem, para dar início ao tema em questão, convido você para pensar um pouco, e para tal finalidade lhe provoco com a seguinte pergunta...

Você já ouviu falar em Táticas BOPE de redução de custos logísticos?

Se após pensar um pouco a resposta for “não”, calma, isso não quer dizer que você é um profissional desatualizado, nem tudo está perdido! Saiba que você não é o único que nunca ouviu falar neste termo, até mesmo porque não é uma matéria específica que se aprende na universidade, cursos profissionalizantes, de pós-graduação, MBA ou até mesmo culturalmente dentro das organizações, tampouco tem relação com o BOPE do RJ.

Sentiu-se melhor? Pois bem, se isso ocorreu então acabei de despertar outro sentimento em você que é o da curiosidade, e você deve estar se perguntando...

Já que não é um termo popular e conhecido pelos profissionais da categoria, o que são tais táticas e porque estamos falando sobre este assunto?

Ocorre que a redução de custos é uma tarefa de extrema importância para a área Logística, e que está intrinsecamente relacionada a uma boa gestão, cujo conceito nem sempre está presente para todos os profissionais da categoria.

Portanto, dando continuidade, lembre-se de minha definição de Logística abaixo:

Note que por definição, a gestão e redução dos custos é algo primordial na Logística ou na área de Supply Chain como um todo.

Portanto, “Táticas BOPE de redução de custos logísticos” são um conjunto de ações técnicas que praticadas em conjunto contribuem para a redução de custos logísticos.

. Redução de custos logísticos versus produtividade

Ocorre que não existe um framework voltado à redução de custos com uma fórmula exata de boas práticas voltada a esta tarefa, e, portanto, depende das habilidades de cada gestor, que através de suas experiências anteriores conduz a área por sua conveniência acerca deste quesito, e muitas vezes se preocupa mais com a produtividade do que com a redução de custos de forma específica, com a alegação de que quanto mais produtivo, menor é o custo, devido ao fato do custo ser diluído de acordo com maior volume operacionalizado, tornando a operação mais barata.

Se você pensa assim, está cometendo um pecado capital, de risco severo para sua empresa, pois não ter no radar o controle dos custos e, sobretudo o foco na redução continuada dos custos de sua operação em detrimento da produtividade, faz com que você contribua com a diminuição de margem, com a perda de competitividade e em casos mais graves até mesmo o prejuízo financeiro. Mude rapidamente de conceito, pois produtividade não tem absolutamente nada a ver com redução de custos, forçar a prática de redução de custos é dever do gestor e precisa ser tratada de forma dedicada dentro da Logística ou Supply Chain; partir daí você notará que em muitas das vezes são as pequenas ações que fazem toda diferença.

. Porque reduzir custos e qual a importância deste tema?

 Outro dado importante, é que não podemos nos esquecer de que a Logística está entre o 1º e o 2º maior investimento de sua empresa, e que qualquer coisa que você faça de certo ou errado, impactará diretamente no negócio como um todo, inclusive nas inúmeras famílias que contribuem para o sucesso do negócio. Tenha sempre uma visão holística, pense como o sócio ou dono da empresa, e saiba que uma de suas principais atividades é fazer a gestão do budget de sua área com foco na redução de custo continuado, mostre serviço. Fico abismado ao ver o quão comum e triste é presenciar gestores de grandes organizações ficarem loucos para gastarem todo o budget previsto para o ano a qualquer custo, e não se dão conta que tal ação é uma sangria da boa saúde financeira da empresa; portanto, seja o suficiente, invista o necessário e reduza o máximo que puder, pois depois, não adianta ficar reclamando de crise, e entenda que o desperdício de hoje, pode ser a crise de amanhã. Não pense que isso é algo incomum, muito pelo contrário, fazendo uma rápida pesquisa na internet você irá encontrar diversos casos de empresas que devem bilhões, ou de grandes empresas que foram vendidas ou até mesmo que sumiram do mapa devido ao descontrole ou aumento significativo dos custos logísticos.

• Táticas BOPE de redução de custos logísticos

 Por outro lado, não pense que reduzir custos na área Logística ou de Supply Chain é uma tarefa fácil, apesar de ser uma premissa básica para um bom gestor e em alguns casos ser vital para a empresa, driblar os desafios da área que não são poucos e ainda gerar reduções é algo desafiador, porém, eis aqui uma pequena contribuição onde lhes apresento 20 (vinte) táticas as quais caracterizo como Táticas BOPE de redução de custo logísticos.

1. Autoconsciência –em primeiro lugar, não tenha a pretensão que irá conseguir fazer tudo sozinho, saiba que não existe uma máquina de fazer logística, Logística é feita por pessoas, então o primeiro passo para uma boa gestão e redução de custos é o gestor gostar de gente;
   
   
2. Equipe –desenvolva habilidade de formar uma verdadeira Tropa de Elitee fomente dentro de sua operação ações continuadas para que seu BOPE (Batalhão de Operações Preventivas e Especiais) seja seu auditor no processo de redução de custos;

3. Transparência –aplique o método de gestão avista e compartilhe os resultados positivos e negativos para que todos dentro da operação estejam engajados e comprometidos com o objetivo em comum, e por mais difícil que seja, uma verdadeira Tropa de Elite sempre estará presente, e fique tranquilo, pois é em épocas de crise que ira surgir a peneira natural, os fracos sempre pedem para sair;

4. Se preocupe com as pequenas ações –deixe claro ao time que pequenas ações podem fazer a diferença, torne pequenas ações um gesto consciente;

5. Dê o mérito a quem é de direito –tenha em mente que você apesar de gestor sempre será o coadjuvante, pois os protagonistas sempre serão seu time, eles sim que são as estrelas dentro deste processo e que fazem a diferença fazendo acontecer, valorize seu time;

6. Gestão de pessoas –lembre-se, o capital humano geralmente é responsável pelo maior investimento de uma empresa, desta forma:

• Evite demissões, o passivo é muito caro para empresa e como consequência;
• Evite horas extras;
• Em operações 24h, reduza turnos evitando ao máximo a incidência de adicional noturno, aumente a produtividade pela manhã e se necessário adeque o quadro diurno que sairá mais barato;
• Operações 7 dias por semana, tente enquadrar a operação para o mais próximo do horário comercial, operações sábado, domingos e feriados saem muito caro para empresa;
• Ainda em operações de 7 dias, ajuste sua escala para o mais próximo da semana, evite operações no DSR (Descanso Semanal Remunerados),
• Tenha como meta ter uma operação 5 dias por semana dentro do horário comercial;
• Evite o absenteísmo, quando alguém falta, os que estão na operação terão que trabalhar dobrado, motive sua equipe através de um ambiente agradável que desperte a vontade de ir trabalhar;
• Evite o turnover, mesmo que você não está demitindo, o entra e sai de pessoas é muito caro, pois o tempo de treinar um profissional é um tempo improdutivo por duas razões, primeiro porque quem sabia saiu e segundo que você deverá destinar alguém para treinar (atenção, treinamento é diferente de capacitação. Quando o treinamento é motivado por uma promoção é válido, mas quando é motivado por uma reposição é custo acarretado por um esforço que a empresa vai ter e que poderia ser evitado);
• Evite passivos trabalhistas, faça a gestão da inter e intra jornada.

7. Gestão de ociosidade –evite peso morto no transporte, quanto mais ociosa é a operação mais cara ela se torna, pois das duas uma, se você é um embarcador, você está pagando mais caro por não utilizar a capacidade total do veículo, e se você é um transportador, está deixando de faturar mais, e em ambos os casos, sua operação se torna mais cara e menos competitiva.

8. Organização das movimentações do armazém –crie um PCM - Planejamento de Controle de Movimentação em sua operação, evite tempo perdido, esta área é responsável em filtrar e tratar a demanda (pedidos) com a real capacidade operacional da operação de forma organizada dentre várias outras funções tornando você mais produtivo e evitando impactos negativos com custos adicionais com pessoal;

9. Estoque –entenda que estoque parado é custo, pois ele pode ser sinistrado, ocupa espaço de uma área que poderia ser vendida ou ate mesmo desativada o que economizaria custos administrativos, além de deixarmos de dar a oportunidade para empresa investir o dinheiro parado no estoque (ativo circulante) em aplicações, saldar dívidas e etc..., portanto, evite o estoque parado aplicando o Giro de Estoque.

10. Invista na organização –tenha um ambiente organizado, evite rupturas ou cortes de pedidos no ato da separação por simplesmente não encontrar o produto, esta desorganização poderá fazer produtos vencerem em seu estoque, ou até mesmo gerar tantas quebras que poderão ser cobradas de você no futuro e sairá muito caro (assuntos abordados nos artigos Inventário cíclico e rotativo, qual é a diferença e quando aplicar? e Saiba o que é e qual a diferença entre acuracidade e assertividade.).

11. Strech film –fique atento ao strech film, geralmente é vendido por kg e sai muito caro para companhia, sobretudo porque poucos dão a devida atenção a este quesito, portanto, saiba comprar, avalie o peso do tubete (tubo que o strech film vem enrolado), pois quanto maior o peso, menor é a quantidade de strech e, portanto torna o kg mais caro. Avalie a qualidade do strech, existem produtos de todo tipo, os que não têm elasticidade e os que esticam 100%, óbvio, quanto mais esticar, mais pallets poderá ser strechado com a mesma bobina de strech tornando mais produtivo e mais barato o preço por kg. Porém, nada disso adianta se sua operação não sabe strechar; vejo operações que o pallet chega ficar azul de tanto strech que o operador passa no pallet e não tem noção de quanto é caro não se dando conta que está jogando o dinheiro da empresa no lixo, utilize como padrão de strechamento de um pallet 3 voltas completas na base (sempre pegando o pallet e o produto) 2 voltas no meio e mais 2 na parte superior, e pronto, isso já é o suficiente. Evite o desperdício.

12. Infraestrutura –cuidado com gastos excessivos com energia e água, invista em sensores, no caso de baterias, equipamentos, maquinário, otimize ao máximo, para quem utiliza o serviço de lavanderia além de limpezas em geral, avalie a frequência.

13. Gestão de Pallets –fique atento, ninguém vende pallet dentro de sua empresa, portanto, pallet é patrimônio e se não cuidar bem, é provável que sua operação tenha que financeiramente a má gestão e acredite, pode sair caro.

14. Roteirização –esta é uma atividade dinâmica que deve estar sempre no radar do gestor, pois devido às inúmeras variáveis deve sofrer constantemente ajustes, seja de redefinição de roteiros, parâmetros e restrições de pontos de entrega e etc.., quanto mais azeitada estiver a roteirização, menor será custo do transporte, seja por rodar menos ou seja pela otimização da frota...

15. Terceirização –identifique áreas de sua operação menos estratégicas e que valeria a pena terceirizar, pois a terceirização proporciona uma redução de custos significativa, onde além de deixar de ter o investimento direto, você evita custos indiretos como, por exemplo no caso de pessoal, passivos trabalhistas, ou no caso do transporte, custo com sinistros, seguro de responsabilidade civil, no armazém, manutenção corretiva com maquinários e por ai vai...

16. Quebra vento –se tiver frota, não tenha dúvidas, invista em defletores de ar, este simples equipamento lhe proporcionará uma economia entre 5% a 15% de combustível.

17. Feche parcerias –reposição de peças, manutenções preventivas, reparos corretivos e etc..., considere o suporte emergencial e pesquise o mercado continuadamente para avaliar se os preços cobrados pelos parceiros estão competitivos.

18. Logística tributária –avalie sua malha logística, e estude o que é mais conveniente para o custo de sua operação, às vezes é mais barato você operar em um local mais distante do que pagar mais impostos, dependendo da logística tributária, você poderá ter uma redução significativa no resultado final do negócio. Aqui você precisa ser mais técnico, trabalhe em conjunto com a área de tributos e contabilidade para tomada de decisão.

19. Incentive a criatividade –premie ideias e projetos que gera reduções de custos;

20. Crie ranking de desempenho por equipe e/ou colaborador –quem delega controla, por exemplo, você sabe qual motorista gasta mais combustível, tem mais incidência de sinistro, e o que mais volta com devoluções e por quê? Ou até mesmo qual turno de sua operação gasta mais de determinado item ou produto e por quê? Se a resposta é não, está na hora de controlar.

Considerações Finais

Independente do tipo de empresa, a Logística é um investimento que precisa ser tratado com muita cautela. Portanto, uma boa administração dos custos se faz com que toda equipe envolvida, fazendo com que a aplicação do conceito order to cach se torne cada dia mais importante dentro da organização, e com isso, todos ganham.

Use e abuse dos controles, você é peça chave neste processo. A qualidade de sua gestão e de sua operação depende disso!

Obrigado e até a próxima,

*Flavio Duarte ([email protected]): é formado em Administração de Empresas pela PUC e Gestão Comercial pela FGV, além de vários cursos em diversas áreas. Com mais de 14 anos de experiência em gestão Logística, Operações, Supply Chain e Gerenciamento de Risco voltado a sua área de atuação, passou pela indústria, varejo e serviços e em diversas multinacionais das quais conduziu vários projetos voltados ao segmento. Maiores detalhes de seu perfil em http://br.linkedin.com/in/flavioduarte